【大学入試業務 × Umango 活用提案（具体例）】
cosyumangoUmangoのAI OCRと統合機能は、文書を多く扱う業種で幅広く活用できます。紙でもデジタルでも、文書処理を効率化し、時間とコストを削減します。
大学における文書管理の課題
大学や高校などの教育分野では、日常業務で文書を多用します。大学は文書の取り扱いに関して様々な課題を抱えています。
- 推薦・AO入試を中心に紙ベースの書類が依然として多い
- 出願者数が多い私立大学では、短期間に大量処理が集中
- 筆記答案、小論文、推薦書、調査書など、様式が多様で処理が煩雑
- 照合・仕分け・手入力でヒューマンエラーが起こりやすい
- デジタル化したいが完全電子化には踏み切れていない大学が多い
教育分野で文書の課題をUmangoが解決できるポイント
UmangoのAI OCRと統合機能を使えば、様々な課題を効率的に解決できます。以下は、特に大学など教育機関での文書管理に役立つ主な機能です。
- 手書き情報の高精度OCR
- 筆記答案に記入された受験番号・氏名・得点欄を読み取り
- 小論文などの本人手書き文書にも対応
- 帳票テンプレートの自動認識
- 推薦書、調査書、小論文などの帳票を自動で識別
- 書類ごとに自動命名・分類・保存先振り分けが可能
- ファイル命名・フォルダ整理の自動化
- 例：「2025_受験番号_氏名_科目.pdf」などの自動命名ルール
- 受験番号や学部ごとにフォルダ自動作成・保存
- CSV出力・DB連携
- OCR抽出情報（氏名・得点など）をCSV形式で出力
- SQL Server / MySQL などへの直接書き込みにも対応
- クラウド・ファイルサーバ連携
- OneDrive / Google Drive / NASなどへの自動保存が可能
業務シーンの具体的活用例 - 文書内容に基づいた自動文書保存
大学に届いた出願書類を、志願者ごとに推薦書や調査書などまとめて一括スキャンすると、多くの場合、ドキュメントのレイアウトが崩れてしまいます。（詳細は以下のPDFをご参照ください）
Umango を使用すると、レイアウトを自動的に修正し、ドキュメントに書き込まれた情報を抽出して、それを使用してドキュメントの名前を変更したり、ドキュメントを保存するためのフォルダーを作成したりできます。Umango は、ローカル フォルダー、クラウド ストレージ、ワークフロー システム、さらにはデータベースなど、さまざまなエクスポート先をサポートしています。この例では、保存場所は Google ドライブになります。
上記のファイルは、Umango で処理されたファイルの結果です。Umango が自動的に上下左右の向きの修正や、空白ページの削除などを行います。Umango は、方向を修正するだけでなく、ドキュメント内の情報を抽出し、それを使用してファイルの名前を変更したり、フォルダーを作成したりすることもできます。
画像1．抽出された情報
上の画像から、応募者の名前、学校名、チェックボックスの値の情報が抽出されていることがわかります (2 ページ目の情報)。これらの情報は、フォルダーの作成とドキュメントの名前の変更に使用されます。
画像2．保存先のフォルダ
上の写真では、スキャンしたファイルを保存するために使用される保存場所を確認できます。事前に振り分け先のフォルダを作成しておけば、スキャン読み取り後に自動振り分けが可能です。Umangoが抽出された情報を使用して、例えば学校名で自動的に新規作成することも可能です。
画像3．保存されたファイル名
上の図では、ファイル名がドキュメント内の情報から取得されたことがわかります。抽出した情報は画像1で確認できます。問い合わせがあった場合、すぐに目的のファイルを見つけることができるようになります。
Umangoは既存業務を大きく変えずにデジタル化・自動化できます
「業務フローの見直し」や「新しい運用体制の構築」を必要とせず、導入時でも現場の業務負担が最小限で済みます。
- 特に適した大学の特性
- 紙の願書、推薦書、調査書を受け付けている
- 年間数千件以上の出願書類を処理している
- デジタル化したいが、現場はPC操作が苦手
- 入試課が独自裁量（情報システム部門が強くなく、入試課の主導ツールが入り込む余地あり）
- 逆に適さない大学の特性
- 入試書類が完全オンライン化されている大学（紙書類自体がないため、出番がない。一部大学では、この方式を取り入れ始めている）
- 出願者数が少ない大学（処理量が少ないため、手作業で十分と判断される。特に出願者数が５００人以下は見込み薄）
学校環境で Umango を使用すると、次のようなメリットが得られます。
- 書類仕分け・入力業務が大幅削減
- 照合・転記ミスの撲滅
- 作業の属人化を解消し、非常勤職員の負担を軽減
- 書類保存・検索・照会がスムーズに
- 電子化完全移行前の“つなぎソリューション”として非常に有効
Umangoが貴社の業務にどのように役立つか、ぜひご覧ください。デモをご覧いただき、無料トライアルもお試しいただけます。詳しくは、こちらからお問い合わせください。
